Microsoft 365 gehört in vielen Unternehmen zur täglichen Arbeitsumgebung. Anwendungen für Textverarbeitung, Tabellen, Präsentationen, E Mail, Zusammenarbeit und Cloud Speicher werden von Mitarbeitenden regelmäßig genutzt. Für Unternehmen stellt sich deshalb die Frage, welcher Microsoft 365 Plan zu den eigenen Anforderungen passt.
Die verschiedenen Pläne unterscheiden sich hinsichtlich der enthaltenen Anwendungen, Cloud Funktionen, Sicherheitsoptionen und Verwaltungsfunktionen. Eine genaue Betrachtung der Anforderungen kann dabei helfen, unnötige Kosten zu vermeiden und gleichzeitig die benötigten Funktionen bereitzustellen.
Was ist Microsoft 365
Microsoft 365 ist eine Sammlung verschiedener Produktivitäts und Cloud Dienste für Unternehmen und andere Nutzergruppen. Je nach gewähltem Plan können Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie weitere Cloud und Kollaborationsfunktionen enthalten sein.
Für Unternehmen sind neben den Anwendungen auch zentrale Verwaltung, Sicherheit und Benutzerkonten wichtige Bestandteile.
Warum die Auswahl des richtigen Plans wichtig ist
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt dieselben Anwendungen und Funktionen. Ein Büroarbeitsplatz kann beispielsweise andere Anforderungen haben als ein Mitarbeiter, der hauptsächlich mit mobilen Geräten arbeitet.
Unternehmen sollten deshalb vor der Auswahl prüfen, welche Anwendungen benötigt werden, wie viele Benutzer versorgt werden müssen und welche Anforderungen an Sicherheit und Verwaltung bestehen.
Wichtige Kriterien bei der Auswahl
Anzahl der Mitarbeitenden
Die Zahl der Benutzer beeinflusst die Lizenzplanung. Unternehmen sollten genau prüfen, welche Mitarbeitenden tatsächlich eine Microsoft 365 Lizenz benötigen.
Benötigte Anwendungen
Nicht jeder Plan enthält dieselben Anwendungen. Deshalb sollte geprüft werden, ob klassische Office Anwendungen benötigt werden oder ob browserbasierte und mobile Anwendungen ausreichend sind.
Cloud Speicher
Cloud Speicher kann für die Zusammenarbeit und den Zugriff auf Dateien von verschiedenen Geräten wichtig sein. Unternehmen sollten deshalb den benötigten Speicherbedarf berücksichtigen.
Zusammenarbeit
Teams und weitere Kollaborationsfunktionen können die Kommunikation und gemeinsame Arbeit unterstützen. Unternehmen sollten prüfen, welche Funktionen für ihre Arbeitsweise relevant sind.
Sicherheit
Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen können zusätzliche Sicherheits und Verwaltungsfunktionen eine wichtige Rolle spielen.
Microsoft 365 für Mitarbeitende
Für Mitarbeitende bietet Microsoft 365 verschiedene Möglichkeiten, produktiv zu arbeiten. Dokumente können erstellt, bearbeitet und gemeinsam genutzt werden. E Mail und Kalender können zentral organisiert werden.
Durch Cloud Funktionen können Mitarbeitende außerdem von unterschiedlichen Geräten auf relevante Arbeitsinformationen zugreifen, sofern dies durch die Unternehmensrichtlinien vorgesehen ist. Ein IT-Self-Service-Portal wie kjello kann Unternehmen dabei unterstützen, IT-Prozesse für Mitarbeiter einfacher zugänglich zu machen.
Zentrale Verwaltung für Unternehmen
Für Unternehmen ist nicht nur die Nutzung einzelner Anwendungen wichtig. Auch die Verwaltung der Benutzer und Geräte spielt eine zentrale Rolle.
Administratoren müssen Benutzerkonten erstellen, Zugriffsrechte verwalten und Sicherheitsrichtlinien umsetzen. Deshalb sollten bei der Auswahl eines Plans auch die vorhandenen Verwaltungsanforderungen berücksichtigt werden.
Vorteile einer strukturierten Microsoft 365 Lizenzplanung
Kosten besser kontrollieren
Eine genaue Zuordnung der Lizenzen kann dabei helfen, unnötige Ausgaben zu vermeiden. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob vorhandene Lizenzen tatsächlich benötigt und genutzt werden.
Mitarbeitende passend ausstatten
Wenn unterschiedliche Mitarbeitergruppen verschiedene Anforderungen haben, kann eine differenzierte Lizenzplanung sinnvoll sein.
IT Verwaltung vereinfachen
Eine klare Struktur bei Benutzerkonten und Lizenzen erleichtert die Verwaltung und schafft mehr Transparenz.
Sicherheit verbessern
Passende Sicherheitsfunktionen können dazu beitragen, Unternehmensdaten und Benutzerkonten besser zu schützen.
Wachstum vorbereiten
Ein Unternehmen sollte bei der Lizenzplanung auch zukünftiges Wachstum berücksichtigen. Neue Mitarbeiter und zusätzliche Anforderungen können dadurch einfacher integriert werden.
Microsoft 365 und externe IT Betreuung
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann die Verwaltung von Microsoft 365 mit erheblichem Aufwand verbunden sein. Benutzerkonten, Lizenzen, Zugriffe und Sicherheitsoptionen müssen regelmäßig überprüft werden.
Eine externe IT Betreuung kann Unternehmen dabei unterstützen, Microsoft 365 strukturiert einzurichten und zu verwalten. Dadurch können interne Mitarbeiter entlastet und IT Prozesse professioneller organisiert werden.
Häufige Fehler bei der Lizenzwahl
Ein häufiger Fehler ist die Auswahl eines Plans ausschließlich nach dem Preis. Ein günstiger Plan kann ungeeignet sein, wenn wichtige Funktionen fehlen.
Ebenso problematisch ist es, allen Mitarbeitenden automatisch dieselbe Lizenz zuzuweisen, obwohl ihre Anforderungen unterschiedlich sind.
Auch ungenutzte Lizenzen sollten regelmäßig überprüft werden. Eine kontinuierliche Lizenzkontrolle kann helfen, die IT Kosten besser zu steuern.
Zusammenfassung
Microsoft 365 bietet Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, Produktivität, Kommunikation und Zusammenarbeit digital zu organisieren. Die Auswahl des passenden Plans sollte sich jedoch an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden orientieren.
Wichtige Kriterien sind die benötigten Anwendungen, Cloud Funktionen, Benutzerzahl, Verwaltungsoptionen und Sicherheitsanforderungen. Eine strukturierte Lizenzplanung kann dabei helfen, Kosten zu kontrollieren und Mitarbeitende passend auszustatten.
Für kleine und mittelständische Unternehmen kann zusätzlich eine professionelle IT Betreuung sinnvoll sein. Sie unterstützt bei der Verwaltung von Benutzerkonten, Lizenzen und Sicherheitsanforderungen und sorgt dafür, dass Microsoft 365 effizient und strukturiert eingesetzt werden kann.
